Le saviez-vous ? A partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises BtoB seront obligées de recevoir leurs factures par voie électronique. Le gouvernement a défini ensuite un calendrier de déploiement pour l’émission des factures selon la taille des entreprises. Dans le cadre de notre partenariat Quadient & Must Informatique, nous avons souhaité vous informer de cette échéance majeure, de vous rappeler les points clés de cette nouvelle réglementation et des bénéfices que vous pourrez en tirer.

La dématérialisation des factures ne sera bientôt plus une option : à partir du 1er juillet 2024, l’État va généraliser l’obligation de facturation électronique à l’ensemble des entreprises. Au printemps 2020 toutefois, cette mesure figurant dans la loi de finances 2020 était connue par à peine plus de la moitié des TPE et PME (53%) d’après une enquête menée par OpinionWay® pour Quadient. Si l’article 153 de la LF 2020 mentionne un déploiement progressif entre 2024 et 2026 selon la taille des entreprises, toutes sont pourtant déjà confrontées au même défi : intégrer la dématérialisation dans leur processus de facturation. Une transformation digitale impérative pour continuer de recevoir et d’émettre des factures B2B par voie électronique dans les règles fixées par la législation.

Le saviez-vous ?

Quelques chiffres des factures en France aujourd’hui selon la FNFE / Quadient :

• 2,5 milliards de factures échangées chaque année
• 20% des factures sont électroniques
• 15% des entreprises reçoivent plus de 50% de factures papiers scannées

2) Ce qu’il faut retenir

L’Etat a fait voter un amendement au projet de loi de finances 2021 :

• obligation d’accepter de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises dès le 1er juillet 2024
• obligation d’émettre des factures dématérialisées interentreprises en
  • Juillet 2024 pour les grandes entreprises (plus de 5.000 salariés ou CA > 1,5 milliards d’€uros
  • 2025 pour les ETI
  • 2026 pour les TPE-PME

Près de deux factures sur trois s’échangent entre entreprises

A deux ans et demi de l’échéance, près de 40% des entreprises sondées par OpinionWay® estiment qu’elles ne seront pas prêtes. Et pour cause : moins de deux TPE-PME sur dix (18%) émettent des factures vers le secteur public, ce qui signifie qu’une grande majorité (82%) n’a pas encore été confrontée à l’obligation de dématérialiser sa comptabilité client. Les factures B2B, celles qui sont concernées par la généralisation de la facture électronique entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée à partir du 1er Juillet 2024, représentent près de deux factures sur trois (64%) émises par les TPE et PME. Pour un tiers de ces petites et moyennes entreprises, elles constituent même la totalité de leur facturation client ! Plutôt que d’appréhender cette obligation comme une contrainte, elles ont tout à gagner à s’engager dans cette transition numérique.

Comme vous pouvez le voir juste après, les bénéfices de la dématérialisation des factures dépassent de loin les difficultés liées à la conduite du changement.

3) Pour quels bénéfices ?

Facture électronique : des bénéfices pour l’administration et les entreprises

A. Le passage de la TVA à l’ère du digital est aussi source de gains de compétitivité pour les entreprises  :

• Réduction des coûts directs, des erreurs de saisie et du temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée. Une économie réalisée sur le traitement des factures. En moyenne, la dématérialisation des factures fournisseurs entraînent une réduction de 50% du temps consacré à la saisie et à la validation. Allégement du temps de travail à la facturation, réduction des coûts liés à ces tâches. Facilite les circuits de validation et accélère la mise en paiement ;
• Réduction des risques de pertes de documents et du temps passé à l’archivage : classement automatique, gestion des factures. Des risques d’erreurs en moins pour une gestion efficace des factures.
• Diminution de l’empreinte carbone ;
• Automatisation des processus ;
• Accélération des délais de paiement ;
• Optimisation du pilotage de l’activité grâce à des gains en efficacité et en traçabilité ;
• Renforcement de la sécurité des échanges et simplification de ces derniers (internes / externes) ;
• Sans compter que la digitalisation de la TVA va faciliter le e-reporting, que l’État entend également rendre obligatoire au même titre que le e-invoicing.

B. Dans son rapport sur le développement de la facturation électronique en France remis en novembre au Parlement, la Direction Générale des Finances Publiques met en avant la lutte contre la fraude à la TVA grâce à l’automatisation des recoupements.

C. Pour le gouvernement, la remontée en temps réel de ces données apportera aussi une meilleure connaissance afin de prendre les bonnes décisions sur le plan économique et fiscal.

4) Quelles sont les solutions techniques disponibles pour les entreprises ?

Le 30/09/2021, le Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance a publié le dossier de spécifications externes de la facturation électronique dans lequel est confirmé le choix du modèle en Y :

« Le dispositif retenu est un schéma dit en « Y » adapté aux différents circuits de facturation. Il repose sur la conciliation entre :

• La liberté laissée à chaque entreprise d’utiliser le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire pour l’émission ou la réception des factures ;
• L’obligation de déclarer les données de facturation et de paiement à l’administration fiscale.

Trois circuits ont été identifiés afin d’échanger les factures, de déclarer les données de facturation et de transmettre le cycle de vie afférent :

• Le circuit A, entre deux acteurs, recourant directement au portail public de facturation,
• Le circuit B, entre deux acteurs, l’un recourant au portail public de facturation et l’autre utilisant une plateforme de dématérialisation partenaire,
• Le circuit C, entre deux acteurs ayant recours à des plateformes de dématérialisation partenaires.

Dans les 3 circuits, le portail public de facturation concentre les données pour l’administration fiscale. »

5) Une année 2021 décisive

Au-delà du choix entre une plateforme publique ou des plateformes privées et certifiées par l’État, ce dernier a également statué sur plusieurs points précis relatifs à l’obligation de facturation électronique étendue aux assujettis à la TVA :

• le champ d’application selon la taille de l’entreprise et d’éventuels aménagements selon son secteur d’activité ;
• les nouvelles mentions obligatoires sur les factures dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA ;
• les nouvelles données à transmettre à l’administration fiscale (statut de la facture et du paiement, transactions B2C, exportation) ;
• les formats autorisés, les modes de transmission et les modalités de stockage des factures électroniques ;
• les modalités de certification des plateformes privées par l’État, etc.

6) Pourquoi ce partenariat Quadient & Must Informatique ?

Une plateforme dédiée à la dématérialisation des factures est indispensable pour être en conformité et compléter le logiciel métier Must, afin d’apporter aux PSAD/PSDM bien plus qu’une conformité réglementaire. C’est d’ailleurs le sens du partenariat entre Quadient & Must-Informatique.

La combinaison des expertises pour une efficacité optimale.

Alors, pourquoi ne pas en profiter pour généraliser la facture dématérialisée à l’ensemble des factures émises et reçues par l’entreprise dès maintenant ? Vous anticipez ainsi la future législation. Plus tôt vous engagerez cette transformation numérique, meilleure sera votre réussite !